Ajanslar müşteriye haftalık performans raporunu nasıl hazırlamalı?

Müşteriler rapordan ne bekler?

Marka sahipleri reklam platformlarının ekranlarını bilmek zorunda değildir. Bir rapordan beklentileri üç sorunun cevabıdır:

1. Paramız ne getirdi? Harcama, ciro ve getiri.
2. İyi mi gidiyoruz? Geçen döneme ve hedefe göre durum.
3. Sırada ne var? Ajansın önümüzdeki dönem için planı.

Bu üç soruya net cevap vermeyen bir rapor, ne kadar grafik içerirse içersin güven oluşturmaz.

Haftalık raporda hangi bölümler olmalı?

1. Özet (en üstte, 3–4 cümle)

"Bu hafta toplam ciro %8 arttı, reklam harcaması sabit kaldı; ROAS 4,2'den 4,6'ya yükseldi. Artışı yeni sezon kampanyası taşıdı." Müşteri yalnız bu bölümü okusa bile durumu anlamalıdır.

2. Ana metrikler (önceki dönemle kıyaslı)

• Toplam ciro (site + pazaryerleri)
• Toplam reklam harcaması
• ROAS (veya blended ROAS)
• Sipariş sayısı ve sepet ortalaması
• Yeni müşteri / dönüşüm maliyeti (hedefe göre)

Her metriğin yanında önceki dönemle değişimi gösterin. Hangi metriklerin önemli olduğunu e-ticaret KPI rehberimizde ayrıntılı ele aldık.

3. Kanal kırılımı

Hangi reklam kanalı ne kadar harcadı, hangi satış kanalı ne kadar ciro getirdi? Meta, Google ve TikTok'u; site ve pazaryerlerini ayrı satırlarda gösterin. Pazaryeri satışlarını rapora dahil etmek reklamın gerçek etkisini görünür kılar (pazaryeri yazımız).

4. Öne çıkanlar ve sorunlar

En iyi çalışan kampanya veya kreatif, performansı düşen kampanya ve nedeni. Burada kısa ve dürüst olun; sorun saklanan raporlar uzun vadede güveni zedeler.

5. Gelecek hafta planı

Bütçe değişikliği, yeni kreatif testi, kapatılacak kampanya. Müşteri onayı gereken kararları açıkça belirtin.

Rapordaki yorum nasıl yazılmalı?

• Rakamı değil anlamı yazın. "CTR %1,2" yerine "reklamlar geçen haftaya göre daha az tıklanıyor, kreatif yenileme planlıyoruz."
• Neden-sonuç kurun. "Harcama arttı ama ciro aynı kaldı çünkü yeni kampanya hâlâ öğrenme aşamasında."
• Platform jargonunu azaltın. Müşterinin bilmediği terimleri ya açıklayın ya kullanmayın.
• Aynı tanımları kullanın. Ciro KDV dahil mi, iadeler düşülmüş mü? Her hafta aynı tanımla raporlayın.

Platform rakamları ile mağaza rakamları farklıysa ne yapmalı?

Müşteriler en çok bu noktada kafası karışır: Meta 120 satış diyor, mağaza 95 sipariş gösteriyor. Raporda iki rakamı da gösterin ve farkın nedenini bir kez açıklayın. Hangi rakamın neye yaradığını veri farkı yazımızda anlattık. Bütçe ve getiri konuşmalarında mağaza bazlı rakamı esas almak tartışmayı azaltır.

Haftalık mı aylık mı?

• Haftalık rapor: Kısa; durum, değişim ve plan. Operasyonel kararlar için.
• Aylık rapor: Daha kapsamlı; hedeflere göre değerlendirme, kanal stratejisi, bir sonraki ayın bütçesi.

Küçük bütçeli müşterilerde haftalık rapor çok dalgalı görünebilir; bu durumda iki haftalık ritim daha anlamlı olabilir.

Rapor hazırlama süresi nasıl kısaltılır?

Birçok ajansta haftalık raporun en uzun kısmı veri toplamaktır: her platforma girip rakam almak, Excel'e taşımak, grafik çizmek. Bu süre portföy büyüdükçe katlanır.

• Şablon kullanın. Her müşteri için aynı bölüm sırası; yalnız rakamlar ve yorum değişir.
• Veriyi otomatik toplayın. Reklam, mağaza ve pazaryeri verisini tek yerde birleştiren bir araç, manuel toplama işini ortadan kaldırır.
• Müşteriye canlı erişim verin. Müşteri kendi panelinden güncel rakamları görebilirse rapor yalnız yorum ve plana odaklanır.

CiroFly bu yüzden ajansın tüm müşterilerini tek panelde toplar, her müşteriye yalnız kendi markasını gösteren bir panel açar ve raporu PDF olarak tek tıkla hazırlar.